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GoogleドキュメントとWordはどこが違うのか?

by Googler A
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ドキュメント? ワードみたいなやつ?

Googleアカウントを持っていると使用できる「Googleドキュメント」。
ちまたでは「Google版のワードみたいな文書作成ソフト」という認識をされている方が多い印象です。

今回はGoogleドキュメントとWordの違いを理解し、よりよいクラウド環境での文書作成を考えます。

Wordとは?

Microsoft Word(以下Word)は、マイクロソフトが開発・販売している文書作成ソフトです。よく「ワード」と呼ばれているソフトです。パソコンを買うとExcel(エクセル)と一緒についてくることが多く、オフィスソフトの代表格として利用されています。多くのパソコンでWindowsが採用されているため、世界中で使用されている文書作成ソフトです。

Googleドキュメントとは?

Googleドキュメント(以下ドキュメント)は、インターネットブラウザ上で利用できる文書作成ソフトです。Googleアカウント(無料のGmailでも企業向けのGoogle Workspaceでも)を作れば利用できます。
ブラウザ上で利用するクラウドベースのソフトウェアですので、パソコンにインストールする必要はなく、Googleアカウントにログインすれば利用できます。

機能は違うのか?

どちらも文書作成ソフトなので、一般的な文書を作成する機能についてはほぼ互角です。
Wordの機能として人気なのがワードアートなどの図形描画機能。カラフルで賑やかな文書を作りやすい印象です。
ビジネス文書などではあまり使用しませんが、町内会や子供会の案内などで見かけることが多いかと思います。

ワードの編集画面

それに対し、ドキュメントは文書作成に必要な機能がまとまっており、文書作成には十分です。しかし、ワードアートなどの機能はないため、グラフィカルな文書を作成する場合は、図形描画や写真挿入などを利用したものに限ります。

Googleドキュメントの編集画面

このように書くと、機能が少ない分 ドキュメントが劣っている、という印象も受けますが、逆説的に考えると文書作成の機能に限定されているため、シンプルで使いやすい点はむしろメリットといえます。

データの保存・他者との共有

Wordで文書を作成した場合、基本的には自分のパソコン内に保存します。データのバックアップを行っていない場合、パソコンが故障したらファイルが消失します。
同じ文書を別のユーザーに利用してもらう場合は、文書ファイルをメールで送信するなどして、コピーを利用してもらうイメージです。コピーを利用する状態なので、基本的には、自分の文書と相手に送った文書の双方で編集した場合、別々の内容になることが予想されます。

一方、Googleドキュメントで文書を作成する場合、作成したデータはクラウド上のGoogleドライブに自動で保存されます(自分で保存ボタンを押す、という操作が無い)。万が一、パソコンが故障してもデータの実態はクラウド上にあるため、別のパソコンなどからGoogleアカウントにログインすれば作成したデータを利用できます。

同じ文書を別のユーザーに利用してもらう際は、相手のGoogleアカウントに「共有」すれば、同じファイルを利用できます。Wordのファイルをメールで送るのと異なり、クラウド上で同一の文書ファイルを編集するため、共有相手と同じファイルがいつでも利用できます。相手が編集した場所を確認したり、編集履歴を参照することも可能です。

Googleドキュメント 複数ユーザーでの共同編集

コストについて

WordやExcelはパソコンを購入したときに付属していることが多いため「お金を払っている」感覚があまりないのですが、実勢価格で考えると、同一スペックのパソコンで「Word・Excel付属」のパソコンと「Word・Excelなし」のパソコンの価格を比較すると、だいたい2万円程度の差があります。
パソコンを買い替えるたびに新しいWord・Excelを一緒に購入している感じなので、1台のパソコンを5年間使ったとすると、年間で約4,000円となります。
途中でバージョンアップのためにWord・Excelを買い替えることもあまりないため、5年間は同じものを使うことになります。

一方のドキュメントの場合、無料版のGoogleアカウント(gmail.comなど)でも無料で利用できます。なので、5年間で考えても0円。しかもGoogleドライブでデータを預かってくれます。
さらに、Googleのクラウド版のソフトウェアの場合、随時バージョンアップされたものが提供されるため、ソフトの更新作業なども不要です。

ドキュメントのデメリットはあるのか?

ここまでの話で考えると、ドキュメントを使えば良さそうなのですが、やっぱりデメリット(的な)ものもあります。

Word文書をGoogleドライブにアップロードした場合、自動的に「互換モード」にてドキュメントで編集することができます。しかし、この際にレイアウトが崩れたり、Wordにしかない機能で設定したデータが表示できなかったりすることがあります。

また、ドキュメントは基本的に「クラウド上」で利用するものであるため、インターネットに接続できない環境からは基本的に利用できません(オフラインモードというのもあるにはあります)。

ドキュメントを使う最大のメリット

何度も申し上げていますが、ドキュメントはクラウド上で利用するものです。
クラウドでのファイル利用における最大のメリットが前述の「他社との共有」。パソコンにインストールされたワードやエクセルの場合、他者と同時に編集することは基本的にできません(コピーしたファイルをそれぞれで編集するのは可能)。

ドキュメントの場合、Googleドライブ上の同じファイルを複数のユーザーで開いた場合、自動的に共同編集モードになります。ひとつの文書内で各ユーザーが担当個所を編集することが可能で、どのユーザーがどの部分を編集しているかについてもわかりやすく表示されます。

Googleドライブに自動保存されるので、データが消える心配もナシ!
会社でも自治会でもPTAでも、何人かで共同で編集する作業がある場合、おすすめはGoogleドキュメントです!

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